Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit
Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten
Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten
Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten
Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten
Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig
Erstellt und führt Statistiken nach Absprache
Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung
Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch
Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen
Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch
Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten:
- Einholung von Auskünften und Informationen
- Zusammenstellen der Informationen
- Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten
Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten:
- Einladung und Raumreservierung
- Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
Betreuung von Kunden und Gästen
Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte
Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung
Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung
Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen
Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde
Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation
Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien
Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse
Erstellt Präsentationen mit gängiger Software
Energiewirtschaftliche Fachkompetenz
Berufserfahrung: in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben
Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln: Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln
Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion: Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten
Ausgeprägtes Organisationstalent: Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren
Hohe Belastbarkeit: Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren
Digitale Kompetenz: Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien
Soziale Kompetenz: Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen
Sicheres Auftreten: Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit
Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert